INTRODUCCIÓN:

La finalidad del presente manual consiste en establecer las políticas y procedimientos delmarco interno tendiente al cumplimiento de la normativa sobre protección de datospersonales por parte de la empresa X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.,definido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y legislación complementaria.

ACERCA DE NOSOTROS

X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., una empresa colombiana con más de 3 años deexperiencia, dedicada al acompañamiento especializado en entrenamiento y desarrollo humano

La empresa X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., cuyos datos generales, como responsables del tratamiento son los siguientes:

Datos de identificación: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.

NIT 901.622.374-7

Dirección: Carrera 77b # 48-78

Correo electrónico: [email protected]

POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS EN X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.

En desarrollo del objeto social X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., se ha recopilado información objeto de protección de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y lasreglamentaciones complementarias que buscan proteger el derecho fundamental de habeasdata.

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. OBJETIVO

El Manual tiene como objetivo definir un marco de regulación general dentro del cual seestablezcan los lineamientos base para el tratamiento en Colombia de datos personales de X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., incluyendo los principios, procedimientos, políticas y mecanismos de seguridad para las bases de datos personales y, adicionalmente, losmecanismos para que las personas puedan acceder a ellos.

X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., busca construir relaciones duraderasfundamentadas en la confianza y en el cumplimiento de las normas colombianas vigentesdispuestas para la protección de derechos de los individuos que tengan relaciones con elgrupo empresarial guiando su actuar por sus valores corporativos de honestidad,responsabilidad, respeto, sencillez y solidaridad.

1.2. ALCANCE

Estas políticas serán acatadas por las personas jurídicas que conforman X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., para el tratamiento de datos personales que se hará a partir de la autorización otorgada por el titular de la información según la finalidadinformada.

Las siguientes políticas recaen sobre las bases de datos administradas y aprobadas por la empresa.

1.3. VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES

Las bases de datos tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con laduración del objeto social de la compañía X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., acorde con la finalidad de cada base de datos, los datos solo se usarán para las finalidades para las cuales fueron autorizadas por sus titulares, y durante la vigencia de la relación legal. Así mismo, los titulares de la información podrán solicitar la revocatoria a la autorización de tratamiento y exclusión de sus datos mediante solicitud a la cual, la entidaddará respuesta en los términos del cumplimiento de la Ley.

Cuando los términos de las políticas de privacidad sean modificados y/o actualizados y estomodifique de manera esencial la relación jurídica con el titular de la información, seobtendrá una nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en laforma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual decontacto entre la compañía y los titulares de la información.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales, secomunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habitualesde contacto.

1.4. MARCO JURÍDICO

El marco jurídico se enfoca en la legislación colombiana, con cuyo cumplimiento de laempresa X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., están plenamentecomprometidas, siendo la base de la presente política corporativa y el sistema integral de gestión de datos personales de la compañía, así:

a) Constitución Política de Colombia: artículo 15 y 20.

b) Ley Estatutaria 1266 de 2008.

c) Ley 1273 de 2009.

d) Ley Estatutaria 1581 de 2012.

e) Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

f) Decreto 886 de 2014.

g) Decreto único reglamentario 1074 de 2015.

h) Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

i) Las demás que modifiquen o adicionen las normas mencionadas.

Los principios rectores del tratamiento de datos personales que se regula en la presentepolítica, tanto para el grupo empresarial como para cada una de las personas jurídicas quelo conforma, son los siguientes:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., acata la Ley 1581 de 2012, en tanto que el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cualserá informada al titular.

c) Principio de libertad: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.., tratará losdatos personales con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previao en ausencia de mandato legal o judicial.

d) Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debeser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible, evitando eltratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límitesderivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto enla Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solopodrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstasen la ley. Con excepción de la información pública, X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.., no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

g) Principio de seguridad: X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., manejarála información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con lasmedidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias

h) para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamientode datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas agarantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relacióncon alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizarsuministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda aldesarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términosde esta.

1.5. DEFINICIONES

Las definiciones aquí consignadas se toman del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y delartículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo elTratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigidaal titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acercade la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, laforma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a losdatos personales.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o variaspersonas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevantepara el titular de la información.

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son consideradosdatos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datospúblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esténsometidas a reserva.

Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública ycuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector ogrupo de personas.

Datos Sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos querevelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas ofilosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o quepromueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantíasde partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por simisma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta delresponsable del tratamiento

Menor de edad: niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, cuyos derechos sonprevalentes respecto del resto de la población, conforme con el artículo 9 de la Ley 1098 de2006.

Responsable del tratamiento: en este caso la compañía X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargadodel tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datospersonales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentradentro o fuera del país.

Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación deestos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto larealización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, talescomo la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. DEBERES Y OBLIGACIONES DE X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.

La compañía que X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.., como responsable delTratamiento le corresponde el cumplimiento de los siguientes deberes y obligaciones:

• Recopilar los datos personales pertinentes y adecuados para la finalidad para la cualson recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente.

• Informar la finalidad con la que se están recolectando los datos, qué se va a hacercon ellos, dónde van a estar y dónde pueden encontrar información.

• Solicitar a los Titulares la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personalesinformando las finalidades específicas del Tratamiento.

• Disponer de un canal de comunicación, que permita al titular presentar solicitudes o comunicaciones relacionadas con su información

• Establecer políticas y procedimientos de manejo de datos personales, paraimplementar el cumplimiento de el, así como adoptar medidas de seguridad paraproteger la información.

Por regla general, todas las bases de datos y la información contenida en es de carácterprivada y solo puede ser utilizada para los propósitos naturales y legítimos, quienes debanhacer uso de las bases de datos tienen el deber de mantener dicha información confidencialy reservada. No se incluye en esta prohibición los hechos o actos que de acuerdo con la leyno pueden reservarse por razón de su ilicitud. Sólo podrá reproducirse la informacióncontenida en las bases de datos cuando exista una autorización expresa o por escrito delTitular o sus causahabientes, o por orden de autoridad competente sobre dicha información.

El responsable deberá suprimir, actualizar, rectificar y dar a conocer los datos personales apetición de titular de los datos, dicha solicitud la puede realizar al correo electrónicocorrespondiente de cada compañía del grupo empresarial.

En caso de que el titular de la información inicie un reclamo frente a la informaciónrecopilada por la persona jurídica que conforma X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., se establecerá en la base de datos correspondiente la siguiente leyenda “reclamo entrámite”. En caso de que la compañía X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., sea notificada de un proceso judicial relativo a los datos personales, se establecerá en la base de datos correspondiente la siguiente leyenda “información en discusión judicial”, conformelo estipulado en la ley.

3. DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos que le asisten al titular de la información son los siguientes:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podránejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamenteprohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S.., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el

c) artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

d) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales por parte delX-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S. o el encargado del tratamiento,previa solicitud.

e) Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012,puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del datopersonal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos ygarantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titularno tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV, de la presente política.

f) Acceder en forma gratuita una vez al mes a los datos personales que hayan sidoobjeto de Tratamiento.

g) Todos los demás contenidos en la ley.

En concordancia con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechosanteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por losdistintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representacióno apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas queestén facultadas para representarlos.

4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

4.1. TRATAMIENTO GENERAL

Las bases de datos de X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., incluyen entre otrostratamientos la recolección, almacenamiento, uso, circulación, envío de comunicaciones ypara el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales con los titulares de lainformación.

4.1.1. PROCEDIMIENTO

▪ LINEAMIENTOS GENERALES

La recolección de los Datos Personales se hace teniendo en cuenta los siguienteslineamientos:

a) Toda base de datos debe tener previamente definidos su finalidad, el árearesponsable del tratamiento, si la misma es física o virtual y el lugar donde va areposar la base de datos. Las bases de datos que ya existen cumplen con estasexigencias.

b) Al recopilar la información se deberá informar al titular el objetivo de dicha Basede Datos y el lugar donde puede encontrar el presente manual con el fin de quepueda efectuar consultas en caso de considerarlo necesario.

c) Las bases de datos reposarán en el área responsable de su custodia. Las bases dedatos digitales reposarán en un servidor general el cual ha sido sometido adiferentes mecanismos de protección.

4.2. FINALIDADES

La compañía X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere los datos personales de las personas de las cuales requierainformación, con las siguientes finalidades generales:

• Realizar el pago de las obligaciones contractuales.

• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresade las mismas o por un deber legal.

• Soportar procesos de auditoría externa e interna.

• Registrar la información de consultoras(es) independientes y de directoras(es)independientes (activas e inactivas) en las bases de datos de la compañía.

• Dar cumplimiento a la ley en el manejo de la información de los empleados queactualmente laboran en la empresa o que laboraron en ella.

• Registrar la información de proveedores (activos e inactivos) en la base de datos dela compañía.

• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales y legales de la compañía.

• Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de lainformación y de los datos personales, le corresponden a la compañía.

• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación queexiste o llegare a existir entre los Titulares y la persona jurídica o que la legislación colombiana determine.

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN BASES DE DATOS DE X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S..

La seguridad de la información es el conjunto de medidas preventivas y reactivas X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., que por medio del área de tecnología informática permiten resguardar y proteger la información de las bases de datos digitales buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de estas.

Partiendo de los conceptos de integridad, confidencialidad y disponibilidad se diseñanvarios esquemas de trabajo para garantizar la seguridad de la información, para su debidacustodia, almacenamiento y utilización.

Se cuenta con un listado de todas las aplicaciones de la compañía que deben serrespaldadas por medios de backups, a los cuales se les definen los siguientes parámetros:

• El nombre del equipo en que se encuentra la base de datos.

• Nombre de la aplicación, archivo, carpeta y/o librería.

• Periodicidad.

• Almacenamiento.

• Procedimiento.

• Responsable de ejecutarlo.

• Una vez son realizados los backups, se sigue el procedimiento establecido para eltraslado desde y hacia la cintoteca en los casos que así sean definidos en la tabla debackups.

La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados están protegidos por códigosde acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

Por otra parte, las bases de datos que se han recopilado de manera física, son custodiadaspor el área encargada de cada base de datos y sólo tienen acceso a la información aquellaspersonas que por su cargo y funciones laborales están debidamente autorizadas para ello,con quienes se tiene celebrado el debido acuerdo de confidencialidad para el adecuadomanejo de la información.

5.1. INFORME A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Cuando algún empleado de la compañía X-MOVE HUMAN PERFORMANCE S.A.S., evidencie violaciones a los lineamientos de seguridad establecidos en este manual,informará a la Secretaría General, quien analizará la información y, de corroborar laviolación a los lineamientos de seguridad, informará de manera escrita a laSuperintendencia de Industria y Comercio, dándole trámite a las gestiones necesarias para el debido manejo de la información contenida en la base de datos vulnerada.

6. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES, IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, exempleados, queen adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con lassiguientes finalidades:

a. BD empleados activos.